Um mês e meio de trabalho: esse foi o tempo que uma equipe da farmacêutica Boehringer Ingelheim calcula ter ganho ao reduzir o volume de e-mails enviados. O número caiu de 9.515 por pessoa em 2011 para 6.656 em 2012.
"Reduzimos em 2.859 o número de e-mails por funcionário. Se você contar que perde cinco minutos com cada mensagem, isso representa um mês e meio de trabalho por ano", diz Fabio Rodrigues, 38, gerente da empresa responsável pela iniciativa, motivada, segundo ele, pelo fato de a equipe ter se tornado "escrava" da ferramenta.
A meta foi alcançada por meio de ações educativas, como mostrar quando enviar uma mensagem era realmente necessário ou quando era mais eficiente conversar pessoalmente ou por telefone.
"É errado responder e-mails sobre o mesmo assunto diversas vezes. Se a questão tem mais de três mensagens, na maioria das vezes é melhor resolver o problema pessoalmente ou por telefone", afirma Sergio Guimarães, diretor da consultoria Academia do Tempo.
Esse tipo de aprendizado é necessário para que o e-mail não se torne um "vilão" da produtividade, com os profissionais perdendo tempo para responder a centenas de mensagens, em vez de, efetivamente, produzir.
"É preciso entender que enviar e responder e-mails é só mais uma entre as tarefas do dia", destaca o consultor em gestão do tempo Christian Barbosa, da Triad PS.
De acordo com especialistas, o principal pecado dos profissionais em relação ao e-mail é checá-lo constantemente e ativar alertas para mensagens que chegam. O ideal é estabelecer horários específicos para a tarefa.
"As pessoas têm a sensação de que estão perdendo algo por não ver o e-mail, mas é uma crença falsa, a não ser que sua função seja de suporte ou de vendas, por exemplo, que exigem respostas imediatas", diz o consultor de produtividade Alexandre Borin.
E, mesmo nesses casos, o indicado é determinar horários fixos para verificar a caixa de entrada -15 minutos a cada hora, por exemplo.
Essa percepção de que o e-mail pode mais prejudicar do que ajudar o trabalho está fazendo com que algumas empresas tomem atitudes extremas. Na companhia de tecnologia Atos, a meta é zerar o número de e-mails trocados entre os funcionários até o fim deste ano.
Em substituição, eles devem usar meios como programas de mensagens instantâneas e ferramentas de colaboração na rede social corporativa, que permite que vários funcionários trabalhem em um mesmo projeto diretamente, editando um relatório em conjunto, por exemplo, sem precisar trocar várias mensagens entre si.
Além disso, os funcionários receberam treinamento comportamental sobre o assunto. Um dos assuntos abordados foi a prática de mandar e-mails com cópias para contatos que não estão diretamente envolvidos na questão. Isso faz com que várias pessoas respondam a mensagem para todos os profissionais que estão "copiados", gerando uma espiral sem fim de e-mails.
"A gente chama de "o vício da formalização". Muitas vezes, você precisa necessariamente "copiar" seu chefe na mensagem, mas na maioria dos casos a pessoa tem o costume de mandar a mensagem para gente que não tem nada a ver com o assunto", afirma Elio Soares, gerente de recursos humanos da empresa para a América Latina.
Mesmo nos casos em que é preciso enviar a mensagem para vários destinatários, o indicado é colocar os destinatários em "cópia oculta", assim, não há o perigo de alguém responder ao e-mail "para todos", gerando acúmulo de mensagens. Nesse caso, deve-se informar, no texto, quais pessoas estão recebendo o correio eletrônico.
Marcelo Kopitar, 42, gerente de processos da Atos, diz que a iniciativa do "zero e-mail" fez com que os funcionários tivessem mais contato. "Antes, a pessoa estava atrás de mim, mas eu acabava mandando e-mail. Agora eu converso e em segundos está resolvida a questão."
"Se o e-mail não é conclusivo, mas, sim, para "jogar a batata" para a frente, melhor não usar", afirma Eduardo Casarini, 36, presidente da loja Flores Online. Ele conta que, ao entrarem na empresa, os profissionais recebem orientações sobre como usar a ferramenta. Uma das recomendações é escrever textos conclusivos e diretos.